Das DATEV-Format Export-Plugin für WooCommerce unterstützt die Verbuchung von Stornierungen und Erstattungen, sodass auch diese automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können.
Aufgrund der Komplexität kann diese Funktion hin und wieder Fragen aufwerfen. Dieser Artikel bietet eine Anleitung bei Problemen mit Storno-Buchungssätzen, Stornierungen und Erstattungen.
Zunächst einige Grundlagen zur Erstattungs-Funktion. Diese sind für das Verständnis des Sachverhalts wichtig.
Die Storno-Buchungen/Erstattungen werden fast immer zeitversetzt zur eigentlichen Bestellung verbucht.
Beispiel:
WooCommerce behandelt Erstattungen systemintern als eigene, getrennte Bestellung mit "negativen" Positionen. Das bedeutet konkret: Auch wenn in der Bestelldetailansicht die Erstattung unter einer anderen ursprünglichen Bestellung angesiedelt ist, handelt es sich um zwei getrennte Bestellungen: Die ursprüngliche Bestellung und die Erstattungs-Bestellung.
Das ist auch richtig und wichtig so, um zeitversetzt erst die ursprüngliche Bestellung, dann eine Erstattung (auch wenn sie erst Jahre später vorkommt) korrekt abzubilden (siehe oben).
Es kann aber zu Verwirrung führen, da je nach Filter-Option des Exports die ursprüngliche Bestellung, aber nicht die Erstattungs-Bestellung berücksichtigt wird.
Diese Funktion befindet sich in Buchhaltung > Einstellungen. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass das Plugin für Stornierungen/Erstattungen entsprechende Buchungssätze erstellt.
Gehen Sie zunächst in die Bestellungs-Übersicht von WooCommerce (WooCommerce > Bestellungen), wählen Sie eine Bestellung mit Erstattung aus (Häkchen setzen) und wählen Sie unter "Mehrfachaktionen: Direkt-Export".
In den Einstellungen für den Direkt-Export (einfacher Modus) müssen Sie jetzt den Punkt bei "Erstattungen: Recherchiere zusätzlich zu den ausgewählten Bestellungen außerdem noch alle Erstattungen, auch wenn diese außerhalb des Zeitraums lagen" auswählen. Erstellen Sie dann die Export-Datei.
Dann funktioniert alles "wie es soll".
Bei der Nutzung des Automatik-Modus ist die Stornierung sehr wahrscheinlich als Buchung exportiert worden, aber befindet sich in einer anderen Datei.
Bei der Nutzung des Direkt-Exports (einfacher Modus) wurde wahrscheinlich der falsche Zeitraum gewählt.
Details dazu ganz oben unter "Wie das Buchungsdatum beeinflusst wird und wie WooCommerce Erstattungen systemintern behandelt"
Damit die Verbuchung der Erstattung korrekt vorgenommen werden muss, muss die Erstattungs-Funktion von WooCommerce korrekt verwendet werden.
Es müssen unbedingt die konkreten Bestellpositionen der jeweiligen Bestellung zur Erstattung ausgewählt werden. Denn nur in diesen sind Steuer-Informationen vorhanden, damit das System die entsprechenden Buchhaltungs-Konten korrekt ansprechen kann.
Es muss also auch unter den einzelnen Bestellpositionen der tatsächliche Erstattungsbetrag aufgelistet sein. Siehe im Screenshot oben rechts. Eine reine Rückerstattung ohne Auswahl der konkreten Positionen wird dazu führen, dass die Bestellung nicht korrekt verbucht wird (und damit keine Buchungssätze erstellt werden):
Bei Klick auf "Rückerstattung" müssen also unbedingt die folgenden Felder korrekt ausgefüllt werden. Ansonsten wird keine Erstattung erstellt:
Greifen Sie über Hooks und Filter ein, um die Buchungen per Code zu modifizieren? Deaktivieren Sie den Custom Code und testen Sie erneut. Häufig kommt es vor, dass der Spezialfall der Erstattungs-Buchungen nicht korrekt gehandhabt wird. Debuggen Sie den Code und passen Sie entsprechend den Code an.
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